Der Wechsel der Zertifizierungsstelle ist deutlich günstiger, als die meisten annehmen — solange das bestehende Zertifikat gültig ist. Die aufnehmende Stelle übernimmt dann den laufenden Zyklus, statt neu zu beginnen. Es fallen die Transferprüfung und eine neue Zertifikatsgebühr an, nicht aber ein vollständiges Erstaudit über beide Stufen. Genau diese Bedingung entscheidet über die Größenordnung der Kosten.
Was beim Transfer geprüft wird
Der Vorgang ist international geregelt; das einschlägige Dokument des International Accreditation Forum ist IAF MD 2, das den Transfer akkreditierter Managementsystem-Zertifizierungen beschreibt. Die aufnehmende Stelle führt vor der Übernahme eine Prüfung durch und sieht sich dabei an:
- ob das Zertifikat gültig und akkreditiert ist,
- welche Berichte aus dem laufenden Zyklus vorliegen,
- ob Abweichungen offen sind,
- ob Beschwerden oder behördliche Verfahren anhängig sind,
- ob Geltungsbereich und Standorte zur eigenen Akkreditierung passen.
Diese Prüfung ist im Kern eine Dokumentenprüfung und wird je nach Anbieter mit einem Pauschalbetrag oder mit Aufwand berechnet. Ein Vor-Ort-Anteil kommt hinzu, wenn offene Punkte bestehen oder Unterlagen fehlen. Fragen Sie deshalb im Angebot ausdrücklich nach der Position für die Transferprüfung — sie fehlt in Standardangeboten häufig.
Der Sonderfall, der richtig teuer wird
Wer kündigt, ohne den Anschluss zu sichern, verliert den Transferweg.
Bleibt ein fälliges Überwachungsaudit aus, setzt die bisherige Stelle das Zertifikat aus und zieht es anschließend zurück. Ein zurückgezogenes oder abgelaufenes Zertifikat ist nicht transferfähig. Dann rechnet der neue Anbieter ein reguläres Erstverfahren mit Stufe 1 und Stufe 2, und damit steht der volle Aufwand des ersten Jahres erneut auf der Rechnung, siehe was eine ISO-Zertifizierung im ersten Jahr kostet.
Derselbe Effekt tritt ein, wenn zwischen Zertifikatsablauf und neuem Audit zu viel Zeit vergeht. Die Reihenfolge lautet deshalb immer: erst den neuen Anbieter binden, dann kündigen — passend zur Kündigungsfrist.
Der Zeitpunkt des Wechsels beeinflusst die Kosten deutlich. Am unkompliziertesten ist ein Transfer, wenn das letzte Überwachungsaudit sauber abgeschlossen ist und keine Abweichungen offen sind: Die aufnehmende Stelle hat dann alles, was sie für die Prüfung braucht. Kurz vor der Rezertifizierung wird es enger, weil Transferprüfung und Auditplanung gleichzeitig laufen müssen und ein Terminverzug direkt den Zertifikatsstatus berührt.
Die Posten, die im Wechselangebot fehlen
Drei Positionen tauchen selten von selbst auf.
Die doppelte Jahresgebühr. Der Altvertrag läuft bis zum Ende seiner Laufzeit, der neue beginnt sofort. Überschneiden sich beide, zahlen Sie zweimal.
Die neue Zertifikatsgebühr. Sie fällt beim aufnehmenden Anbieter erneut an, unabhängig davon, wie lange das alte Zertifikat noch gegolten hätte.
Die Reise des neuen Auditteams. Der neue Anbieter disponiert aus einem anderen Standort. Was das ausmacht, steht unter Reisekostenpauschale — bei einem mehrtägigen Audit ist es kein Randposten.
Rechnen Sie den Wechsel deshalb über den Restzyklus, nicht über das nächste Audit. Wie das systematisch geht, steht unter Angebote vergleichen.