Die Aufwandsschätzung ist der Schritt, in dem aus Angaben über Ihr Unternehmen eine Zahl von Audittagen wird. Sie steht vor jedem Angebot. Anders als bei einer Bauleistung ist sie keine freie Kalkulation: Die Zertifizierungsstelle muss die Dauer aus einem Regelwerk ableiten und die Ableitung dokumentieren. Der Preis entsteht damit nicht am Verhandlungstisch, sondern im Fragebogen.
Der Fragebogen ist der eigentliche Preistreiber
Abgefragt werden Mitarbeiterzahl, Standorte, Schichten, Tätigkeiten, ausgelagerte Prozesse und der gewünschte Geltungsbereich. Aus der effektiven Mitarbeiterzahl folgt der Tabellenwert für die Auditdauer, alles Weitere wirkt als Zu- oder Abschlag. Die Systematik dahinter steht unter IAF MD 5.
Zwei Angaben haben überdurchschnittliches Gewicht. Die Zahl der Standorte, weil sie über ein Stichprobenverfahren oder über Einzelaudits entscheidet. Und die Formulierung des Geltungsbereichs, weil jeder zusätzlich genannte Prozess geprüft werden muss — auch der, den Sie nur der Vollständigkeit halber aufgenommen haben.
Warum falsche Angaben in beide Richtungen teuer sind
Zu hoch gemeldete Zahlen zahlen Sie drei Jahre lang mit. Wer die Kopfzahl aus der Lohnbuchhaltung meldet statt der effektiven Zahl im Geltungsbereich, kauft Audittage für Personen, die gar nicht geprüft werden. Wie Teilzeit korrekt eingeht, steht unter Teilzeitkräfte und Audittage.
Zu niedrige Angaben halten nicht. Das Stufe-1-Audit dient auch dazu, die Grundlage der Aufwandsschätzung zu prüfen. Weicht die Realität ab, wird neu bemessen — dann allerdings ohne Verhandlungsspielraum, weil der Vertrag steht.
Ein zweiter Punkt betrifft ausgelagerte Prozesse. Wer Fertigungsschritte, Instandhaltung oder IT-Betrieb an Dienstleister vergibt, entlastet damit nicht automatisch das Audit. Ausgelagerte Prozesse bleiben in Ihrer Verantwortung und müssen im Audit über Ihre Steuerung nachgewiesen werden. Sie senken die Mitarbeiterzahl, nicht zwingend die Prüfzeit.
Schätzung ist nicht Angebot
Der häufigste Fehler beim Angebotsvergleich: Es werden Endsummen verglichen, nicht Tage. Zwei Anbieter mit identischem Tagessatz können sich um mehrere Tage unterscheiden, weil einer einen Abschlag angesetzt hat und der andere nicht. Der Abschlag ist begründungspflichtig und begrenzt, siehe Reduktionsfaktor.
Verlangen Sie deshalb die Aufschlüsselung: angesetzte effektive Mitarbeiterzahl, Tabellenwert, Zu- und Abschläge mit Begründung, Tage je Audit. Damit prüfen Sie nicht nur den Preis, sondern auch, ob der Anbieter Ihren Betrieb verstanden hat. Zum Überschlagen der Größenordnung: Audittage selbst überschlagen.
Die zweite Rechnung, die niemand aufstellt
Die Aufwandsschätzung der Zertifizierungsstelle betrifft nur die Auditzeit. Der Aufwand in Ihrem Haus — Systemaufbau, Dokumentation, interne Audits, Begleitung der Auditoren, Korrekturmaßnahmen — steht in keinem Angebot und übersteigt die Auditkosten regelmäßig. Wie Sie ihn beziffern, steht unter interne Aufwandsschätzung.