Ein Festpreis für die Zertifizierung fixiert den berechenbaren Teil der Rechnung: Tagessatz mal Audittage, Reisekosten, Zertifikatsgebühr. Er kann nicht fixieren, was das Audit findet. Deshalb ist die entscheidende Frage bei einem Festpreisangebot nicht der Betrag, sondern die Liste dessen, was ausdrücklich nicht enthalten ist.
Was sich festschreiben lässt
Alles, was vor dem Audit feststeht. Die Zahl der Audittage folgt aus der Aufwandsschätzung und ist damit kalkulierbar. Der Tagessatz ist verhandelbar und lässt sich für den gesamten Zyklus binden. Reisekosten lassen sich pauschalieren. Die jährliche Zertifikatsgebühr ist ohnehin ein fester Betrag.
Ein belastbares Festpreisangebot deckt diese vier Posten für alle Audits des Zyklus ab, nicht nur für die Erstzertifizierung. Ein Festpreis, der nur das erste Jahr umfasst, ist keine Preissicherheit, sondern eine Einstiegskondition.
Was sich grundsätzlich nicht festschreiben lässt
Vier Dinge stehen außerhalb der Kalkulation, und zwar aus systematischen Gründen.
Erstens das Nachaudit. Ob eines nötig wird, entscheidet der Auditbefund.
Zweitens Sonderaudits, etwa nach einem schwerwiegenden Vorfall oder einer Beschwerde.
Drittens jede Änderung des Geltungsbereichs. Sie löst zusätzliche Prüfzeit aus, siehe Geltungsbereich kostenbewusst schneiden.
Viertens eine erhebliche Änderung von Mitarbeiterzahl oder Standorten. Die Auditdauer ist an diese Werte gekoppelt, und die Zertifizierungsstelle darf sie nicht unterschreiten, auch nicht zugunsten eines vereinbarten Preises.
Der Satz, der im Festpreisangebot stehen muss
Jeder Festpreis beruht auf einer Annahme. Steht sie nicht im Angebot, ist der Preis nicht prüfbar. Verlangen Sie deshalb eine Formulierung, die die zugrunde gelegte effektive Mitarbeiterzahl, die Standorte und den Wortlaut des Geltungsbereichs nennt — und die sagt, ab welcher Abweichung neu gerechnet wird.
Das ist kein Misstrauen, sondern Ihr Schutz. Ohne diese Angabe kann jede Anpassung mit einer geänderten Grundlage begründet werden, und Sie können nicht widersprechen, weil nie eine Grundlage festgehalten wurde.
Achten Sie außerdem auf die Gültigkeitsdauer des Angebots und auf die Frage, ob der Preis für alle Audits des Zyklus gilt oder nur für die genannten. Ein Festpreis, der ab dem zweiten Jahr auf die jeweils gültige Preisliste verweist, ist ein Einstiegspreis mit anderem Namen.
Der Festpreis in der Beratung ist ein anderes Problem
Hier fehlt kein Regelwerk, sondern die Leistungsbeschreibung. Ein Festpreis „bis zur Zertifizierungsreife” ist für beide Seiten unbestimmt: Der Berater kalkuliert einen Puffer ein, den Sie mitbezahlen, oder er kalkuliert knapp und liefert weniger, sobald es eng wird.
Belastbar wird der Festpreis über zwei Angaben: eine Liste der Ergebnisse und eine feste Zahl von Vor-Ort-Tagen, siehe Beratungstage. Alles, was darüber hinausgeht, wird nach Aufwand abgerechnet — das ist ehrlicher als ein Pauschalpreis mit unklarem Umfang.