Nachverhandeln heißt, Konditionen zu ändern, die bereits vereinbart sind. Der Spielraum dafür ist klein, weil Ihre stärkste Position mit der Unterschrift endet: Ein Wechsel der Zertifizierungsstelle mitten im Zyklus ist möglich, aber aufwendig, und der Anbieter kalkuliert damit. Es gibt trotzdem definierte Momente, in denen sich das Gespräch lohnt — und ein Argument, das besser wirkt als die Bitte um Rabatt.
Reden Sie über die Kalkulation, nicht über den Preis
Der übliche Versuch lautet: fünf Prozent auf den Tagessatz. Er scheitert meist, weil der Satz kalkuliert ist und die Stelle bei jedem Kunden dieselbe Diskussion führt.
Wirksamer ist die Frage nach der Herleitung der Audittage. Verlangen Sie die angesetzte effektive Mitarbeiterzahl, den Tabellenwert und die angewendeten Zu- und Abschläge. In dieser Aufstellung stecken die Fehler: Kopfzahl statt Vollzeitäquivalent, Standorte, die längst geschlossen sind, ein Geltungsbereich, der Prozesse nennt, die Sie nicht mehr betreiben. Ein Tag weniger wiegt schwerer als jeder Prozentpunkt auf den Satz. Die Systematik steht unter Aufwandsschätzung, die Grenzen des Abschlags unter Reduktionsfaktor.
Diese Aufstellung bekommen Sie in aller Regel, wenn Sie danach fragen. Die Zertifizierungsstelle muss die Bemessung ohnehin dokumentieren, weil sie in der eigenen Überwachung nachgewiesen werden muss.
Die Anlässe, die den Vertrag ohnehin öffnen
Manche Ereignisse zwingen zur Neuberechnung. Dann verhandeln Sie nicht nach, sondern mit.
Dazu gehören eine erhebliche Änderung der Mitarbeiterzahl, ein neuer oder geschlossener Standort, eine Anpassung des Geltungsbereichs, die Aufnahme einer weiteren Norm und der Übergang auf eine revidierte Normfassung. Wer bei diesen Gelegenheiten nur die Änderung selbst bespricht, verschenkt den Termin.
Was verhandelbar ist und was nicht
Verhandelbar sind Tagessatz, Reisekostenregelung, Zahlungsziel, die Bündelung der Zertifikatsgebühr bei mehreren Normen, die Mindestabrechnung für Nachaudits und in Grenzen der Anteil an Fernprüfung.
Nicht verhandelbar sind die Zahl der Audittage als solche, die Fristen des Auditprogramms und die Anforderungen an die Auditorenqualifikation. Warum die Tage feststehen, steht unter Audittage sind nicht verhandelbar.
Der Hebel, der ein Jahr vorher entsteht
Etwa zwölf Monate vor der Rezertifizierung ändert sich die Lage. Ein Wechsel der Zertifizierungsstelle ist dann zeitlich machbar, ohne dass die Gültigkeit des Zertifikats gefährdet wird. Genau in diesem Fenster holen Sie Vergleichsangebote ein.
Zwei Hinweise dazu. Erstens: Ein Wechsel ist an Bedingungen geknüpft und setzt ein gültiges, nicht ausgesetztes Zertifikat voraus — die Details stehen unter Zertifizierungsvertrag kündigen. Zweitens: Der Wechsel kostet Einarbeitungszeit auf beiden Seiten. Rechnen Sie ihn durch, bevor Sie ihn als Drohkulisse aufbauen. Ein Angebot, das Sie nicht annehmen würden, verhandelt sich schlecht.