Der Preis einer Zertifizierung ist Menge mal Satz. Die Menge — die Audittage — folgt einem Regelwerk und ist kein Verhandlungsgegenstand. Der Satz ist eine kaufmännische Größe des Anbieters, und dort liegt der Spielraum.
Wer diese Trennung im Gespräch nicht sauber zieht, verhandelt an der falschen Stelle. Ein Anbieter, der auf Druck Audittage streicht, hat kein Entgegenkommen gezeigt, sondern ein Problem geschaffen, das spätestens die Akkreditierungsstelle bemerkt. Warum das so ist, steht unter warum Audittage nicht verhandelbar sind.
Der Zeitpunkt entscheidet mehr als das Argument
Verhandelt wird vor der Unterschrift. Danach fehlt der einzige Hebel, der wirklich wirkt: die Alternative.
Der Zertifizierungsvertrag bindet in der Regel über den gesamten Zyklus. Im zweiten Jahr über den Tagessatz zu sprechen, ist ein Gespräch ohne Gegenwert — Sie sind gebunden, der Termin steht, und das System ist auf die Stelle eingespielt. Der zweite geeignete Zeitpunkt kommt erst vor der Rezertifizierung, und auch nur dann, wenn Sie die Kündigungsfrist beachtet haben. Sie liegt bei vielen Verträgen mehrere Monate vor dem Ablauf des Zertifikats, sodass eine automatische Verlängerung eintritt, bevor die Rezertifizierung überhaupt terminiert ist. Der Eintrag zur Kündigungsfrist beim Zertifizierungsvertrag beschreibt diese Falle.
Die Hebel, die tatsächlich wirken
| Hebel | Warum er wirkt | Was Sie dafür liefern müssen |
|---|---|---|
| Bindung über den vollen Zyklus | Planbare Auslastung für den Anbieter | Verbindliche Zusage über drei Jahre |
| Mehrere Normen in einem Audit | Gemeinsame Auditzeit, weniger Anreisen | Integriertes Managementsystem, nicht zwei getrennte |
| Terminflexibilität | Der Anbieter füllt Lücken in der Auslastung | Ein Zeitfenster statt eines Wunschtermins |
| Kurze Anreise | Weniger Reisezeit für den Auditor | Standortnähe oder Zustimmung zu einem anderen Auditteam |
| Mehrere Standorte im Paket | Ein Vertrag statt mehrerer | Vollständige Standortliste im Erstangebot |
| Selbstorganisation | Weniger Rückfragen, saubere Unterlagen | Vollständige Angaben vor der Auditplanung |
Der wirksamste Hebel ist fast immer die Kombination aus Zyklusbindung und Terminflexibilität. Beides kostet Sie nichts, wenn keine harte Kundenfrist im Weg steht, und beides ist für den Anbieter unmittelbar in Auslastung umrechenbar.
Bei mehreren Normen liegt der Vorteil nicht nur im Satz, sondern in der Menge: Ein integriertes Audit prüft gemeinsame Elemente einmal statt zweimal. Diese Einsparung ist regelkonform und deshalb belastbarer als jeder Nachlass. Die Systematik steht unter Multinorm.
Wie Sie das Gespräch führen
Die Frage „geht da noch was” führt zu einem Prozentpunkt oder zu nichts. Wirksam ist ein konkretes Angebot Ihrerseits.
Formulieren Sie es in drei Teilen: Was Sie zusagen, was Sie dafür erwarten, bis wann Sie entscheiden. Zum Beispiel: Bindung über den vollen Zyklus, ein Auditzeitfenster von sechs Wochen statt eines festen Termins, alle drei Standorte in einem Vertrag — dafür ein einheitlicher Tagessatz für alle Audits des Zyklus und eine Reisekostenpauschale statt einer Abrechnung nach Aufwand.
Zwei Dinge gehören ausdrücklich dazu:
- Der Satz gilt für alle Audits des Zyklus, nicht nur für das Erstaudit. Sonst verhandeln Sie den kleineren Teil der Rechnung.
- Der Satz gilt für alle Auditoren, nicht nur für den Leitauditor. Bei mehrköpfigen Teams ist das ein spürbarer Unterschied.
Der Unterschied zwischen Tages- und Stundenabrechnung ist dabei kein Nebenaspekt, sondern eine Vergleichbarkeitsfrage — siehe Stundensatz vs. Tagessatz.
Die Klausel, die ein gutes Ergebnis wieder auffrisst
Ein verhandelter Tagessatz ist nur so viel wert wie die Klausel, die seine Anpassung regelt.
Formulierungen wie „Anpassung entsprechend der Kostenentwicklung” oder „Preise freibleibend” heben die Verhandlung faktisch auf, weil der Anbieter den Satz im zweiten Jahr einseitig ändern kann. Eine Preisgleitklausel ist vertretbar, wenn sie an einen veröffentlichten Index gebunden ist, eine Obergrenze je Jahr nennt und Ihnen bei Überschreitung ein Sonderkündigungsrecht gibt.
Prüfen Sie außerdem, ob Zuschläge von der Verhandlung ausgenommen sind. Ein niedriger Grundsatz mit offenen Zuschlägen für Fremdsprache, Wochenende oder Schichtbegleitung ist rechnerisch kein niedriger Satz.
Was Sie nicht verhandeln sollten
Drei Punkte gehören nicht in die Preisrunde.
Die Audittage. Wer sie senkt, senkt nicht den Preis, sondern die Belastbarkeit des Zertifikats.
Die Qualifikation des Auditteams. Ein günstigerer Auditor ohne Branchenbezug erzeugt internen Aufwand, der den Nachlass regelmäßig übersteigt.
Den Berichtsumfang. Ein knapper Bericht spart dem Anbieter Zeit und Ihnen nichts. Er ist die Grundlage für Ihre Managementbewertung und für den Nachweis gegenüber Kunden.
Was Sie vor dem Gespräch wissen müssen
Ohne drei Vorarbeiten ist eine Preisverhandlung ein Bittgespräch.
Das Marktniveau für Ihren Fall. Eine allgemeine Zahl gibt es nicht, weil Tagessätze zwischen Normen, Regionen und Anbietern streuen. Belastbar ist nur der Vergleich dreier Angebote mit identischen Angaben. Erst diese Spanne ist ein Argument, denn sie beschreibt nicht den Markt, sondern Ihren Markt.
Die eigene Überschlagsrechnung der Audittage. Wer die Menge selbst grob kennt, erkennt sofort, ob ein günstiger Preis am Satz oder an einer zu kleinen Annahme liegt. Ein Anbieter, dem Sie die Herleitung vorrechnen, verhandelt anders als einer, der die Menge erklären darf.
Die Dreijahressumme. Verhandelt wird die Summe aus Auditzeit, Reisekosten und Jahresgebühren über den Zyklus, nicht die Zeile des Erstaudits. Ein Nachlass auf das erste Jahr ist rechnerisch der kleinste Hebel im ganzen Vertrag.
Dazu kommt eine Kleinigkeit mit großer Wirkung: Verhandeln Sie mit der Person, die den Vertrag verantwortet, nicht mit dem Auditor. Der Auditor ist fachlich gebunden und darf über die Menge ohnehin nicht disponieren; ein Preisgespräch mit ihm belastet das Verhältnis, das Sie über drei Jahre brauchen. Die kaufmännische Seite liegt im Vertrieb der Zertifizierungsstelle. Die Systematik einer späteren Anpassung beschreibt der Eintrag zur Nachverhandlung, die Bündelung mehrerer Verfahren der Eintrag zum Rahmenvertrag.
Der häufigste Fehler
Der häufigste Fehler ist, nur über den Prozentsatz auf den Tagessatz zu sprechen und die Nebenpositionen laufen zu lassen.
Reisekosten, Zertifikatsgebühr, Berichtserstellung und der Preis eines möglichen Nachaudits summieren sich über drei Jahre häufig auf mehr, als ein Nachlass auf den Satz einbringt. Verhandeln Sie deshalb die Dreijahressumme und nicht die Zeile. Welche Positionen dabei überhaupt auf dem Tisch liegen müssen, steht unter welche Positionen in jedem Angebot stehen müssen; das Marktniveau ordnet die Seite Tagessätze ein.